Proces­optimalisatie

Firma’s, welke zich in de kinderschoenen bevinden, kenmerken een zekere bravoure, veelal ad-hoc beslissingen en een ongekende flexibiliteit. De ruimte is daar ook, aangezien eventuele correcties eenvoudig toepasbaar zijn. De problematiek in deze, komt pas echt naar voren, bij een verdere groei en ontwikkeling. Methoden zijn gegroeid, zoals ze zijn ontstaan, met als gevolg dat enige standaardisatie veelal ontbreekt.

De aanwezige bedrijfsprocessen en de bijbehorende werkbeschrijvingen zijn vaak niet, dan wel onvolledig gedefinieerd. De bestaande oplossing wordt vaak gezocht in de “brandje-blus” -methode. Het probleem op dat moment wordt dan wel opgelost, maar niet structureel. Herhaling en vervallen in een zelfde ritueel zijn vaak de gevolgen.

Doel van procesoptimalisatie is het verwezenlijken van:

• herkenbaarheid
• inpasbaarheid
• helderheid binnen verantwoordelijkheden
• geminimaliseerde foutkans
• verkorten van de doorlooptijd
• reduceren verspilling
• standaardisatie
• efficiency
• meetbaarheid
• verbeterd resultaat
• continu verbeterproces (!)

Of het nu alle “lopende” processen betreft, dan wel een (cruciaal) proces specifiek, de methodiek blijft eenzelfde :

Analyse- en Inventarisatiefase

• in kaart brengen van de aanwezige processen, functies, communicatielijnen en verantwoordelijkheden
• Omschrijven van bedrijfscultuur en infrastructuur
• Inventarisatie attributen, software binnen processen
• signaleren knelpunten en evt. overbodigheden
• inventarisatie relatie klanten
• opstellen van de bedrijfsstrategie (Missie, Visie, Doel, Ontwikkeling en Route(!))

Standaardisatie

• uitschrijven en vastleggen van actuele processen binnen een strak kader
• vereenvoudigen van de processen, stapsgewijs en eenduidig
• aanpassen, bijstellen, inpassen functieprofielen binnen de standaard
• opstellen van werkbeschrijving per functie, gekoppeld aan tijd
• positionering van (aanwezige) functies (en taken) binnen processen
• opstellen van communicatielijnen intern en extern
• inrichten van informatiestroom en –opslag

Implementatie

• invoeren van evt. extra software-ondersteuning, voor de gewenste geautomatiseerde gegevensanalyse
• rondgang en routing bewandelen met alle aanwezige functies binnen processen en communicatiestroom
• inpassen van de meetbaarheid
• inpassen van continu verbeterproces (ISO normering)
• intensiveren van klantcontact

Methodiek
Binnen de optimalisatie zijn er vele methoden voor het tot stand brengen van een verbeterd proces. Denk hierbij aan bijvoorbeeld LEAN en/of Six Sigma implementaties. Hierbij ligt de focus stevig op de klant en de krachtige klantbediening. Met de ervaring binnen diverse methoden, biedt Visser’s Solution een duidelijke aanpak, als volgt gekenmerkt :

• objectieve analysering
• doortastendheid en doelgericht
• georganiseerd, gepaard met flexibiliteit
• creëren van eenvoud, helderheid en professionaliteit
• optimaal proces = optimaal product = optimale klanttevredenheid

Conclusie
Staat uw firma open voor een juiste verbeterslag, revolutionaire ontwikkeling en innovatie? Is uw wens een aanpassing en verbetering binnen een bestaand proces, opzetten van een nieuw bedrijfsproces, of de inrichting van de volledige bedrijfsstructuur? Neem dan geheel vrijblijvend contact op met Visser’s Solution om uw bedrijf naar een “next level” te brengen.

Bekijk ook de mogelijkheden van System consultancy.